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Comment planifier un projet ?

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Pour réaliser un projet, peu importe si c’est un grand ou un petit, un professionnel ou un personnel, il faut savoir comment l’amener jusqu’à la réussite. Admettons que nous ne sommes pas tous des chefs de projet qui maîtrisent parfaitement les techniques de planification et de gestion. Néanmoins, il est possible de réaliser son projet sans être professionnel dans ce domaine.

Définition de projet

Voyons ensemble une définition générale d’un projet. Un projet ce sont toutes les actions nécessaires pour atteindre un objectif bien défini et concret. Cet objectif fait partie d’une mission précise. Pour réaliser un projet il faut définir son début et sa fin, ainsi que son budget.

Avant de commencer un projet il faut bien penser à tous les détails : son objectif (ou plusieurs objectifs), ses étapes, des choses prioritaires et nécessaires, etc. En tant que travailleur indépendant qui a lancé son activité, j’ai passé beaucoup de temps à réfléchir à mon projet et à toutes les étapes nécessaires pour le réaliser.

La clé pour effectuer un projet c’est de le planifier. Sans planification de projet il y a peu de chances qu’il fonctionnera un jour. Il est tout à fait obligatoire d’avoir un objectif réaliste et concret. Un objectif a pour but de matérialiser en quelque sorte un projet qui ne vit pour le moment que dans vos pensés. Une fois que l’objectif est déterminé on peut donc le diviser en étapes pour simplifier son déroulement.

Il existe plusieurs méthodes de planification de projet, comme SMART ou avec l’aide de diagramme de Gantt. On parlera de cela plus tard. Pour le moment restons simple. Préparez vos stylos et du papier, ainsi que l’esprit clair et une tasse de café. On commence.

Définir les objectifs de son projet

Comme j’ai déjà dit avant, définir l’objectif de son projet est un moment crucial. Vous devez être capables de répondre clairement à la question « quel est mon objectif et qu'est-ce que je veux obtenir à la fin ». Prenez du temps et notez toutes les choses importantes que vous devez faire pour réaliser cet objectif. Si vous rencontrez des difficultés à cette étape, je vous explique comment définir ses objectifs avec la méthode SMART.

La méthode SMART – fixer ses objectifs

SMART est un acronyme qui signifie « intelligent » en anglais. Il permet de décrire chaque objectif en détails ce que facilitera de réaliser un projet.

Spécifique – l’objectif doit être décrit de façon simple et le plus concret possible. Il faut donc resserrer le cercle et penser plus spécifiquement à ce que vous avez envie de faire. Par exemple, vous voulez intégrer le secteur de la mode. C’est trop large comme secteur. Vous allez vendre ou produire des vêtements des accessoires ? Pour les femmes, hommes, les enfants ? Est-ce que ce sont les produits de luxe ou de marché de masse ? En France ou à l’étranger ?

Posez toutes ces questions par rapport à votre secteur.

Mesurable – votre objectif doit être quantifié ou qualifié, c’est-à-dire que vous devez être capables de mesurer votre progrès. Par exemple, dans le secteur de vente vous devez savoir quel pourcentage du marché vous voulez atteindre.

Atteignable ou Actionnable – posez-vous la question : comment vous allez agir pour atteindre votre objectif ? Je reprends mon exemple dans le secteur de vente, pour vendre des produits on peut créer une boutique en ligne ou bien prendre des locaux en ville. Plusieurs variantes sont possibles.

Réaliste – votre objectif doit également dépendre de différents facteurs tels que la durée ou le budget, le progrès. Vouloir être toute de suite une star c’est ambitieux, mais pas réaliste. Alors, votre objectif doit être possible à réaliser.

Temporel – définissez votre objectif dans le temps. Attention « au plus vite possible » ne marche pas. Les dates doivent être plus précisés que cela : d’ici un an ou trois mois, ça c’est déjà mieux !

J’espère que maintenant vous avez vos objectifs clairs et précis. Il est temps de passer à la prochaine étape.

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Organiser les priorités

Une fois que vous avez la liste, pensez à ce qui est la ou les priorité(s) et nécessite d’être commencé en premier. Il y aura certainement des choses que vous devez préparer au début, et d’autres choses qui peuvent attendre. Ou bien vous aurez des tâches qui dépendent d’autres tâches dans la liste, alors vous ne pourrez pas les accomplir sans avoir fait les précédentes. Avant de se lancer il faut penser à tous les scénarios possibles.

Définir les dates

Pour aller plus loin et concrétiser le déroulement de votre projet il est donc nécessaire de définir sa date de début et sa date de fin. Comme vous avez déjà une liste des choses que vous devez accomplir, vous avez vos priorités, il vous reste seulement à savoir quand vous allez commencer à travailler pour réaliser ce projet. Définissez également combien de temps il vous faut pour effectuer chaque tâche dans votre liste.

Pour faire les choses plus simple et mieux organisées, je vous propose de créer un tableau Excel où vous allez marquer le nom d’une tâche, sa date et son heure de début et la date de la fin. D’ailleurs si vous travaillez en équipe, marquez également les noms de collaborateurs de chaque tâche. Pour faciliter la communication entre vos collègues ce serait mieux d’utiliser une application comme Evernote, Google Keep, One Note, etc. Ces applications permettent de partager la liste des choses à faire, voir leur déroulement et communiquer plus vite vu que c’est en ligne.

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Il est également possible de visualiser le déroulement du projet en utilisant le diagramme de Gantt. En travaillant avec vos collègues, ce diagramme permet de voir l’état d’avancement d’un projet.

Normalement un diagramme de Gantt contient les colonnes suivantes : nom de tâche, date de début, date de fin, progression, responsables. Il est tout à fait possible d’adapter ce diagramme pour vous. D’ailleurs plusieurs applications peuvent être utilisées pour faciliter le travail. Vous pouvez aussi utiliser Exel et puis télécharger les différentes modèles sur internet.

Il est temps d’agir

Vous avez maintenant effectué un énorme travail. Vous avez vos objectifs, une liste des choses à faire, vous avez également vos priorités, un calendrier avec les dates et du timing. Vos collègues et vous sont prêts à commencer à réaliser le projet. Parfait ! Il est temps d’agir.

Les étapes que j’ai décrites dans cet article sont assez générales et pour un projet spécifique il faudra ajouter certaines choses. Vous le saurez quand vous allez passer par l’étape « organiser les priorités ».

Réaliser un projet demande énormément de travail, et de courage aussi ! C’est pourquoi il est fortement conseillé de planifier un projet afin de le mener à bien.

Publié le: 22/06/2018

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Les commentaires précédents:

Olga Uhry le 27/06/2018 à 12h38min:

Salut Tiphanie, merci pour ton message. Oui, je suis d'accord que classer ses tâches c'est hyper efficace. D'ailleurs, j'ai écrit un article à ce sujet: Gérer son temps comme un pro :)


Tiphaine (Les jolies tulipes) le 25/06/2018 à 13h33min:

Hello ma belle et merci pour cet article hyper complet :) Un ami à moi m'avait donné la méthode suivante : classer les choses importantes, urgentes, importantes mais par urgentes et urgentes mais pas importantes ! Ça fait fouillis mais c'est mortellement efficace ahah :) Des bisous !! Tiphaine www.lesjoliestulipes.com